Картотечные шкафы обычно используют для упорядоченного хранения различных документов. Размещать бумаги в шкаф картотечный можно отдельными файлами горизонтально или целыми папками вертикально. Сконструирован шкаф таким образом, чтобы все документы были систематизированы и в случае необходимости быстро находились. Чтобы предотвратить проникновение посторонних лиц, предусмотрен центральный замок, который обеспечивает безопасность и секретность данных. Модели, сделанные из металла, зачастую обладают огнестойким покрытием, которое обеспечивает защиту от пожара. Чаще всего картотечные шкафы приобретают для библиотек, архивов и различных офисных помещений. Связано это с постоянно растущим оборотом документов и ценных бумаг.
Ящики для картотек металлических шкафов могут быть разного формата: А4 и А5 для обычных документов или А0 и А1 для чертежей. Конструкции могут сильно отличаться друг от друга. По форме шкафы бывают квадратными либо прямоугольными. На рынке присутствуют также узкие модели большой высоты специально для маленьких помещений. Для крупных организаций предусмотрены широкие шкафы, вмещающие в себя огромные объемы информации. Высота подобной мебели может варьироваться от 0,4 до 1,7 м. Ширина и глубина могут быть произвольными.
В зависимости от формата меняется весовая нагрузка. Документы А4 могут создать нагрузку примерно в 30 килограммов (около 50 файлов). Бумаги формата А5 при такой же вместимости имеют нагрузку 20 килограммов на одну полку. Весовая нагрузка на один ящик зависит от марки выпускаемого изделия. Картотечные шкафы от бренда Nobilis сделаны из очень толстого металла, что обеспечивает высокую прочность и способность выдержать нагрузку до 40 килограммов на одну полку, а также до 70 тысяч циклов открывания и закрывания.